iTechArt logo

Акронимы в деловом письме: что это такое и как их использовать

Company News

Акронимы – разновидность сокращенных слов. Они достаточно часто используются как в устной речи, так и в переписке (email и мессенджерах). В отличие от аббревиатур, акронимы могут составляться не только из первых букв длинного названия и чаще всего произносятся цельным словом (нет необходимости проговаривать название каждой буквы по отдельности). 

ОК, VIP, LOL, FAQ, PS – пожалуй, самые известные примеры английских акронимов. Есть сокращения, характерные для определенных отраслей экономики. Например, работники умственного труда почти наверняка знакомы со словами CEO, HR, VP, B2B. Слово IT тоже является акронимом. 

Но есть и десятки, если не сотни, других сокращений, которые будут кстати, когда нужно написать сообщение по-английски быстро и понятно. О них и пойдет речь далее.

Кратко об истории английских акронимов

Считается, что начало аббревиации в мире положили шумеры, чья письменность была первой из зарегистрированных и датируется IV в. до н. э.

В английском языке сокращения возникли куда позднее – ориентировочно в XVI в. Изначально сокращенные слова употреблялись в разговорной речи, а затем проникли и в письменный стиль. Кстати, вышеупомянутый акроним ОК имеет точно зафиксированную дату рождения: первое упоминание о нем фигурирует в бостонской газете от 4 июля 1899 года. 

Настоящий бум сокращений состоялся только столетие спустя: благодаря появлению компьютерной техники людям пришлось усвоить колоссальное количество новых терминов и сокращенных слов (самый банальный из них PC – персональный компьютер). 

И, наконец, 17 мая 1991 года появился Интернет, который стал безграничным источником новых акронимов. По мнению лингвистов, стремление людей сокращать слова и выражения до общепонятных аббревиатур – логическая ступень развития английского языка. А кто мы такие, чтобы с этим спорить :)

Правила использования акронимов

Как бы ни был велик соблазн пользоваться одними акронимами (что ни говори, аббревиация экономит уйму времени), придется следовать некоторым правилам:

  1. Нужно использовать акронимы только тогда, когда вы точно уверены, что ваши собеседники поймут, о чем идет речь.
  2. Можно использовать сокращения при написании коротких электронных писем, если речь идет о переписке между знакомыми ранее коллегами или общении в групповом чате.
  3. Не стоит употреблять акронимы при подготовке строго официальных отчетов, формальных электронных или бумажных писем. Исключение: сокращения в банковских реквизитах, адресе, обращениях.

Полезные акронимы для деловой переписки

Топ акронимов для переписки на английском

ASAP — As soon as possible («Как можно скорее»)

Указанное сокращение призвано обратить внимание собеседника на какой-то вопрос или рабочую задачу особой важности. Тем не менее, злоупотреблять этим акронимом не стоит. «Как можно скорее» не означает «бросить все остальные дела и срочно ответить» (хотя многие воспринимают значение слова именно так). Не используйте ASAP, если у вас намечен конкретный дедлайн. В таком случае лучше написать определенное время/дату, когда вам требуется ответ.

BRB — Be right back («Скоро вернусь»)

Вы общаетесь с кем-то в корпоративном чате и вдруг вам срочно понадобилось отлучиться (впустить курьера, ответить на звонок от начальника и т.п.) – в такой ситуации как раз подойдёт акроним BRB. Вместо него также можно использовать похожие: BI5 – Back In Five («Вернусь через 5 минут»), BBS – Be back soon («Скоро вернусь»).

BW — Best wishes («С наилучшими пожеланиями»)

Классика деловой переписки. Используется в качестве вежливого окончания письма.

FYI — For your information («К вашему сведению»)

Традиционно имейл с подобной пометкой просто пересылается для информации и не предполагает ответных действий. Если этот акроним употребляется в начале предложения, то его нужно выделить запятой или двоеточий. Вставляете FYI в конце или середине предложения? Тоже нужно обособить запятыми.

EOD — End of day («Конец дня»)

Под «концом дня» в данном контексте подразумевается «рабочий», а не световой день. Этот акроним – хороший пример того, чем можно заменить вездесущий ASAP. EOD смотрится куда вежливее и лучше ориентирует по вашим ожиданиям о сроках ответа.

EOM — End of message («Конец сообщения»)

Чаще всего подобное сокращение используется в названии темы электронного письма. И если это так, то вы избавлены от необходимости открывать и читать полный текст письма – все уже сказано в теме.

FWD — Forward («Пересылаю»)

Обычно указанный акроним вставляется перед началом темы письма, в случае пересылки сообщения другому адресату (в почтовых клиентах типа Outlook и Gmail вставляется автоматически, но если не хочется уведомлять адресата о том, что письмо неоригинальное, можно удалить выражение вручную).

LET — Leaving Early Today («Ухожу пораньше сегодня»)

Отличная опция, чтобы уведомить коллег о сокращенном рабочем дне и решить все общие вопросы до определенного времени.

NDA — Non-disclosure agreement («Соглашение о неразглашении информации»)

Предупреждение о содержании в письме информации, которая не подлежит разглашению.

NTMU — Nice to meet you («Приятно познакомиться»)

Краткая интерпретация широкоизвестной фразы, которая используется при знакомстве.

NRN — No reply necessary («Ответ не требуется»).

Если письмом вы хотите донести информацию и не желаете получать ответ (засорять почту односложными ответами типа «OK» или «Thanks), используется данный акроним.

OOO — Out of office («Отсутствую в офисе»)

Незаменимая штука для автоответчика, например, если вы в отпуске или приболели. Используйте OOO, чтобы коллеги понимали: ожидать от вас незамедлительного ответа – не лучшая идея.

OT — Off topic («Не по теме»)

Так называемое «лирическое отступление». Используется в случае, когда вы хотите добавить к сообщению что-то, далекое от темы переписки.

PFA — Please find attached («К письму прилагается»)

Полезный акроним для писем, в которых помимо текста используются вложенные файлы (картинки, документы и проч.).

PLS, PLZ — Please («Пожалуйста»)

Одно из главных «волшебных» слов, без которого немыслима деловая коммуникация.

PLMK — Please let me know («Пожалуйста, дай знать»)

Подходит для ситуация, когда, например, требуется напомнить кому-то про «зависшую» задачу.

TC — Take care («Береги себя!»)

Акроним, который весьма актуален в связке с текущей эпидемиологической обстановкой. 

THX — Thanks («Спасибо»).

Сокращенный вариант одного из самых распространенных слов. В дополнительных пояснениях не нуждается.

RE Resend («Отправляю снова»)

В почтовых клиентах проставляется автоматически, при повторной отправке какого-либо сообщения. Может означать недовольство отправителя тем, что адресат никак не отреагировал на предыдущее письмо (может, но необязательно).

WFH — Working From Home («Работаю удаленно»)

Актуально, если у вас гибридный формат работы (частично из офиса, частично из дома), чтобы уведомить коллег об удаленке. 

YW — You’re wel­come! («Всегда пожалуйста!»)

Опция для вежливого ответа на чью-то благодарность за помощь.