iTechArt logo

Что написано пером… или Как правильно составлять деловые письма на английском

Company News

Business email (деловое письмо на электронную почту) – неотъемлемая часть повседневной коммуникации для IT-специалистов. Поговаривают, что офисные работники получают ежедневно до 130 писем

Посредством email может происходить первый контакт с клиентом, через письмо можно получить или поставить задачу, назначить встречу команде и даже устроить «разбор полетов». И, увы, не все могут похвастаться безупречным знанием письменного этикета, особенно, если речь идет о переписке на английском. 

К счастью, эффективная письменная коммуникация на английском – дело наживное. Мы попросили HR Team Manager iTechArt и профессионального лингвиста Викторию Сердюкову дать несколько советов о том, как составлять деловые письма на английском.

Наш эксперт
v.serdziukova.png

Виктория Сердюкова

HR Team Manager iTechArt

Закончила МГЛУ по специальности «Современные иностранные языки» . В день пишет порядка 30 деловых сообщений.

Совет №1. Не думайте, что вступаете в разговор с компьютером.

Ваш собеседник не виртуальный, а настоящий живой человек. Помните об этом, когда подбираете слова, стиль и тон вашего сообщения.

Совет №2. Постарайтесь ответить в течение 4 часов.

Если вы можете ответить на письмо немедленно – сделайте это, но если вам требуется время, чтобы собрать дополнительную информацию, то стоит отправить автору письма небольшую заметку о том, что вы вернетесь с ответом чуть позже, как только будете полностью готовы.Таким образом отправитель будет в курсе, что вы получили сообщение и занимаетесь им. 

Если же вы не совсем ясно поняли, что от вас хотят, не откладывайте в долгий ящик, сразу же уточняйте детали.

Совет 3. Будьте навигатором вашего собеседника 

Помогите получателю письма погрузиться в сообщение, упомянув важное из предыдущей переписки или предоставив базовую справочную информацию, если тема новая. 

Если вы отправляете электронное письмо кому-то, кого знаете или с кем уже обменивались парой писем, возможно, будет уместно добавить к новому письму немного личного. 

К примеру, если ваш деловой партнер был в отпуске (вы могли получить уведомление об этом по электронной почте), вы можете спросить, как все прошло. Или просто найдите что-нибудь, за что вы можете поблагодарить собеседника.

Полезные фразы для таких случаев: 

  • Thanks a lot for writing back.
  • Thanks for calling me today.
  • I hope things are well with you.
  •  I hope you had a great weekend.
  • I hope your vacation was great.
  • I hope you are doing well/fine.
  • How’s everything going with...?
  •  How are things with you?

Совет 4. Показывайте эмоции

Мы так стремимся сразу перейти к делу, что забываем включить какие-либо эмоции. А зря – чувственные слова делают тексты писем лучше.

Для примера: 

  • I’ll be happy to help you sort out this problem.
  • I appreciate your understanding in trying to resolve the issue.
  • I hope I can shed some light on this problem very soon.

Кстати, несколько фраз, которые можно использовать, чтобы вежливо выразить согласие или несогласие.

несколько фраз, которые можно использовать, чтобы вежливо выразить согласие или несогласие

Совет 5. Используйте лексику, которая помогает собеседнику визуализировать

Попытайтесь нарисовать картину того, о чем вы говорите. Для этого пригодятся такие фразы, как: 

  • I can see what you mean.
  • This is all quite clear to me.
  • Your suggestions look good.

Совет 6. Caps Lock в тексте – табу. ВАШЕ ПИСЬМО НЕ ДОЛЖНО КРИЧАТЬ!

Если есть соблазн выделиться за счет использования заглавных букв, помните, что такое сообщение будет обречено на провал. Caps Lock в тексте сообщения сравним с криком и, как правило, приводит к обратным результатам (привет, папка «Спам» или «Заблокированные пользователи»!). И не злоупотребляйте пунктуацией – незачем ставить кучу восклицательных или вопросительных знаков в конце предложения.

Совет 7. Неформальность в электронной почте приемлема.

Замените формальные архаичные приветствия вроде «Dear Mr. ….» на простое «Hi …». А вместо «Yours sincerely» вполне можно использовать «Best wishes».

Совет 8. Не забывайте указывать тему письма и прописывайте её максимально конкретно

Всем нам приходится сортировать письма по степени важности. И, скорее всего, первыми будут прочитаны письма, в которых есть четко прописанная тема. Дайте вашим сообщениям конкретный заголовок.

Совет 9. Используйте короткие предложения и небольшие абзацы.

Как говорится, краткость – сестра таланта. Чем короче ваши сообщения, тем больше вероятность того, что они будут прочитаны и поняты. Но не делайте их настолько короткими, чтобы они были абстрактными и загадочными. Используйте полные предложения, не забывайте про абзацные отступы.

Совет 10. Пользуйтесь списками или маркерами 

По возможности используйте числа, маркеры, подзаголовки – это добавит ясности вашему сообщению.

Сделали всё вышесказанное? Тогда перепроверьте ещё раз, что всё в порядке (имена указаны правильно, вложения на месте и т.п.) и только потом нажимайте отправить. И вуаля, вам нет равных в деловой переписке!